Smart Meeting Room ที่ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ

พ.ย. 28, 2023

RELATED NEWS

หนึ่งในเครื่องมือของการทำงานร่วมกันเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดี คือการประชุมออนไลน์และการใช้ห้องประชุมอัจฉริยะ (Smart meeting room) ซึ่งได้กลายเป็นเครื่องมือที่ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างบุคคลในพื้นที่ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมภายในหรือการประชุมระหว่างองค์กร เพื่อความสะดวกในการติดต่อสื่อสาร การแลกเปลี่ยนข้อมูล และการทำงานที่เป็นประสิทธิภาพซึ่งจะสามารถช่วยลดความซับซ้อนของการสื่อสารได้มากขึ้น

องค์ประกอบของ Smart Meeting Room ที่ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ

  • Internet ความเร็วสูง สำหรับเชื่อมต่อผู้ร่วมประชุมจากหลากหลายที่เข้าด้วยกัน
  • Camera ความละเอียดสูงที่สามารถจับภาพได้ตามเสียงผู้พูด
  • Microphone and speakers ที่มีความสามารถในการกรองเสียงรบกวนภายนอกของผู้พูด
  • Interactive Whiteboard หน้าจอแบบสัมผัส ที่สามารถทำให้ผู้ประชุมมีส่วนร่วมในงาน สามารถวาดเขียนข้อมูล และส่ง Email ได้เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่มากขึ้น
  • Platform การประชุมออนไลน์ที่มีรูปแบบการจัดห้องประชุมให้เลือกตามความต้องการ
  • E-Booking ระบบจองห้องประชุมออนไลน์เพื่อให้พนักงานจองห้องประชุมล่วงหน้าและสามารถทำงานร่วมกับ e-mail ได้
  • IOT Control ทำงานร่วมกับอุปกรณ์อื่น ๆ เพื่อควบคุมสภาพแวดล้อมภายในห้อง จะมีเซนเซอร์ต่าง ๆ เช่น ระบบปรับอากาศ ตัวปรับแสง เครื่องตรวจวัดอุณหภูมิ ทำให้ห้องประชุมสามารถลดการใช้พลังงานได้

ประโยชน์ของ Smart meeting room

ประโยชน์ของ Smart meeting room ที่ทันสมัยช่วยให้พนักงาน ลูกค้า สามารถประชุมและสื่อสารกันได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

  • รับรู้การเปลี่ยนแปลงสถานที่หรือการเลื่อนเวลาประชุมได้แบบเรียลไทม์ผ่านสมาร์ทโฟน
  • ลดความขัดแย้งของพนักงานในการลงตารางเวลาและแย่งกันใช้พื้นที่ประชุม
  • บันทึกการประชุมเป็นวิดีโอได้ทันทีในขณะทำการประชุม และสามารถดูการประชุมย้อมหลังได้
  • คุณสมบัติของกระดาน Interactive ทำให้การประชุมในรูปแบบ Collaboration สามารถโต้ตอบและร่วมมือกันทำงานกันได้ระยะไกลได้ 
  • เข้าถึงข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ทำให้การนำเสนอข้อมูลผ่านกระบวนการตัดสินใจได้เร็วขึ้น
  • มีความปลอดภัยในการประชุมโดยการตรวจสอบรหัสผ่านก่อนเข้าประชุมและขั้นตอนการคัดกรองผู้เข้าร่วมประชุมจากผู้ดูแลการประชุม

การใช้ Online meeting และ Smart meeting room ให้เกิดประสิทธิภาพ

  • เลือกแพลตฟอร์มที่ใช้ประชุม
  • กำหนดวาระ ระเบียบการประชุม
  • ทดสอบไมค์ กล้อง สภาพแวดล้อม
  • สร้างพื้นที่การแชร์ข้อมูลร่วมกัน
  • บันทึกการประชุม กำหนดวาระครั้งต่อไป
  • ศึกษาฟีเจอร์เสริมเพื่อประสิทธิภาพการประชุม

แพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ที่ได้รับความนิยม

Microsoft Teams

Microsoft Teams โปรแกรม Conference ที่ใช้กันแพร่หลายในผู้ใช้งานระดับองค์กรผ่านการใช้งานบนอุปกรณ์ที่หลากหลาย เช่น คอมพิวเตอร์, แท็บเล็ต, มือถือ ฯลฯ  มีความสามารถในการสร้างห้องประชุมแบบเรียลไทม์หรือกำหนดเวลานัดหมายการประชุมแล้วเชื่อมต่อไปยังปฏิทินของพนักงานได้ทันที

ทั้งยังสามารถสร้างห้องประชุมหลายห้องพร้อมกันโดยสามารถสลับไปมาระหว่างห้องประชุมซึ่งมีความปลอดภัยในการใช้งานจากรหัสผ่านการเข้าห้องประชุม ผู้ควบคุมการประชุมสามารถบันทึกการประชุมเพื่อย้อนดูในภายหลังได้ ทั้งผู้ใช้ยังสามารถ จัดกลุ่ม แบ่งทีมตามโครงสร้างองค์กรได้อย่างเป็นระเบียบ และนอกจากนี้ยังสามารถทำงานร่วมกับ Microsoft Office ซึ่งได้แก่ Word, Excel, PowerPoint และ OneNote ที่เก็บไฟล์ได้มากถึง 10 GB

Zoom

Zoom ได้รับความนิยมสำหรับการประชุมธุรกิจและการเรียนการสอน มีฟีเจอร์แชทเพื่อสื่อสารกับผู้อื่นในห้องประชุม สามารถแบ่งผู้เข้าร่วมประชุมเป็นกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อการสนทนาแบบกลุ่มได้ มีรหัสผ่านเพื่อควบคุมการเข้าถึงห้องประชุม สามารถบันทึกการประชุมให้สามารถดูย้อนหลัง เพราะมีการใช้งานง่าย สะดวก รองรับการใช้งานที่หลากหลาย มีลูกเล่นมากมาย มีการแบ่งตามลักษณะการใช้งานเช่น Zoom meeting, Zoom room, Zoom webinar เป็นต้น

Cisco WebEx

จุดเด่นคือ สามารถทำงานร่วมกันในเอกสารและแชร์การนำเสนอได้โดยตรงภายในแพลตฟอร์ม มีฟีเจอร์การแบ่งกลุ่มและการจัดการทีมเพื่อการจัดระเบียบที่ดีขึ้นสามารถแบ่งการทำงานออกเป็นด้านต่าง ๆ ตามลักษณะการใช้งานเช่น Webex Meeting, Webex Teams, Webex Calling เป็นต้น

การประชุมออนไลน์และการใช้ห้องประชุมอัจฉริยะ (Smart meeting room) เป็นอีกเครื่องมือสำคัญในการสร้างประสบการณ์ใหม่ สำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในยุคดิจิทัลกับสภาวะที่องค์กรต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงจากสถานการณ์ต่าง ๆ หากองค์กรรู้จักการนำเทคโนโลยีมาต่อยอดให้เหมาะสม พร้อมกับมีการเตรียมความพร้อมที่ดี ก็จะเป็นปัจจัยสำคัญและเป็นสิ่งกระตุ้นให้เกิดการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและเกิดความคุ้มค่าอย่างสูงสุดขององค์กร